個人情報保護方針

制定日　2008年4月1日

最終改正日　2023年4月1日

株式会社総和（以下、「当社」という。）は、当社にとって個人情報及び特定個人情報の保護が重大な責務であると認識しております。そこで個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

１． 当社は、事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。

２． 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。

３． 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対して、合理的な安全対策を講じて防止する規程、体制を構築し、継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。

４． 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。

５． 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかっていきます。

株式会社総和　代表取締役　鈴木雅博

以上

【個人情報の取扱いについて】

個人情報の利用目的

　当社は取得する個人情報を以下に示す目的で利用いたします。

　1）当社は、お取引先から業務受託にかかわって、個人情報をお預かり致します。その利用目的は、下記の通りです。

　　①　物流サービスにおける梱包、発送業務のため、及びビジネス書類の仕分、発送業務のため

　2）従業員採用にかかわって直接収集する個人情報の利用目的は下記の通りです。

　　①　採用判断のため

　　②　採用後における人事労務管理のため

以上

【保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について】

株式会社総和（以下、「当社」という。）では、保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。

１．当社の名称及び住所、代表者の氏名

名称：株式会社総和

住所：東京都練馬区旭丘１丁目１２番３号

代表者：鈴木雅博

２．個人情報保護管理者

業務部　鈴木傑貴

連絡先：048-460-1895

３．保有個人データの利用目的

1）当社は、お取引先から業務受託にかかわって、個人情報をお預かり致します。その利用 目的は、 下記の通りで す。

　　①　物流サービスにおける梱包、発送業務のため、及びビジネス書類の仕分、発送業務 のため

　2）従業員採用にかかわって直接収集する個人情報の利用目的は下記の通りです。

　　①　採用判断のため

　　②　採用後における人事労務管理のため

４．保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先　

保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

〒176-0005　東京都練馬区旭丘１丁目１２番３号

Phone：03-5996-5300（平日10:00～17:00）

e-mail：asahigaoka.n@soo-wa.com

苦情相談窓口責任者　：　梅村久子

５．当社の加入する認定個人情報保護団体について

当社の所属する認定個人情報保護団体の名称と苦情の解決の申し出先

　【認定個人情報保護団体の名称】

　　　一般財団法人日本情報経済社会推進協会

【苦情の解決の申出先】

　　　認定個人情報保護団体事務局

　　　〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内

　　　　電話番号　03-5860-7565　／　0120-700-779

　　　（当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません）

６．開示等の手続きについて

開示等のご請求がございます場合には、上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご連絡をお願いします。請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。

７．保有個人データ等の安全管理のために講じた措置

当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。

(1)組織的安全管理措置

・個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。

・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。

・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。

・各個人情報を取扱う従業者を制限しています。

(2)人的安全管理措置

・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。

・従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。

(3)物理的安全管理措置、技術的安全措置

・取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。

・個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理を行っております。

・個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。

・サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。

・個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。

‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。

‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

以上